Die erste Einstellung

Irgendwann ist die Arbeit allein nicht mehr zu schaffen. Die erste Einstellung ist für viele Selbstständige ein großer Schritt, weil sie plötzlich Verantwortung für das Einkommen eines anderen Menschen übernehmen. Mit etwas Vorbereitung ist der Papierkram überschaubar.

Brauche ich überhaupt Personal?

Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, lohnt ein Blick auf die Alternativen. Wiederkehrende Aufgaben wie Buchhaltung, Social Media oder Reinigung lassen sich oft an selbstständige Dienstleisterinnen vergeben. Das ist teurer pro Stunde, aber flexibel und ohne Arbeitgeberpflichten. Eine Einstellung lohnt sich, wenn die Arbeit dauerhaft anfällt, in Ihren Räumen oder zu festen Zeiten erledigt werden muss und Sie Einfluss darauf nehmen wollen, wie sie gemacht wird.

Die drei häufigsten Wege

Minijob

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung mit einer Verdienstgrenze, die an den Mindestlohn gekoppelt ist. 2026 liegt sie bei 603 Euro im Monat, bei einem Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde. Arbeitgeberinnen zahlen pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale, die auch die Anmeldung übernimmt. Für die Beschäftigten bleibt der Lohn weitgehend abgabenfrei. Steigt der Mindestlohn, steigt auch die Grenze, für 2027 ist bereits eine weitere Erhöhung beschlossen.

Teilzeit oder Vollzeit

Eine sozialversicherungspflichtige Stelle bedeutet höhere Lohnnebenkosten, aber auch mehr Bindung und Absicherung für die Beschäftigten. Zwischen der Minijob-Grenze und 2.000 Euro monatlich liegt der Übergangsbereich, früher Midijob genannt, in dem die Beiträge der Beschäftigten reduziert sind.

Freie Mitarbeit

Freie Mitarbeiterinnen stellen eine Rechnung und kümmern sich selbst um Steuern und Versicherung. Vorsicht ist geboten, wenn jemand nur für Sie arbeitet, feste Arbeitszeiten hat und in Ihre Abläufe eingebunden ist. Dann kann eine Scheinselbstständigkeit vorliegen, mit erheblichen Nachzahlungen für Sozialversicherungsbeiträge. Im Zweifel klärt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung die Frage.

Was vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein muss

1. Betriebsnummer beantragen: Jeder Betrieb mit Beschäftigten braucht eine Betriebsnummer. Sie wird kostenlos beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben.
2. Unfallversicherung: Gewerbliche Unternehmen sind Mitglied in der für ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft. Beschäftigte sind dort automatisch gesetzlich unfallversichert. Informationen zur Zuständigkeit gibt die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung.
3. Anmeldung zur Sozialversicherung: Sozialversicherungspflichtige Beschäftigte werden bei ihrer Krankenkasse angemeldet, Minijobs bei der Minijob-Zentrale.
4. Lohnabrechnung organisieren: selbst mit Software, über ein Lohnbüro oder die Steuerberatung.
5. Arbeitsvertrag schreiben: Seit Änderungen am Nachweisgesetz müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festgehalten werden, und zwar zum großen Teil schon am ersten Arbeitstag.

Die Kosten realistisch rechnen

Neben dem Bruttolohn fallen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an, dazu Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Umlagen für Krankheit und Mutterschaft sowie Kosten für Arbeitsplatz, Ausstattung und Einarbeitung. Bei sozialversicherungspflichtigen Stellen liegen die Gesamtkosten deutlich über dem Bruttogehalt. Planen Sie außerdem ein, dass Urlaub und Krankheit bezahlt werden, die Arbeitskraft in diesen Zeiten aber fehlt.

Chefin werden

Die Formalitäten sind das eine. Das andere ist die neue Rolle: Aufgaben übergeben, Erwartungen klar formulieren, Rückmeldung geben, auch wenn es unangenehm ist. Viele Unternehmerinnen berichten, dass sie in den ersten Monaten mit Personal mehr über sich selbst gelernt haben als in den Jahren davor.

Hilfreich sind regelmäßige kurze Gespräche, feste Zuständigkeiten und eine schriftliche Einarbeitung. Wer niemanden hat, mit dem er solche Fragen besprechen kann, findet Unterstützung in einem Mentoring oder in einem Unternehmerinnen-Netzwerk. Und wer selbst gerade Mutter geworden ist oder wird, findet im Beitrag Selbstständig mit Kind Hinweise, wie Mitarbeitende in dieser Zeit entlasten können.